Oggi ho controllato le statistiche del sito, e ho ricevuto la grandissima soddisfazione di vedere che ci sono state diverse persone che hanno letto gli ultimi due miei post sull’implementazione del metodo GTD. Per questo, ho deciso di aprire un forum apposito, per tutti coloro che hanno dubbi e che vogliono chiarimenti su questo sistema.
In cosa consiste allora esattamente il metodo GTD?
Fondamentalmente si tratta di un sistema di abitudini che, una volta adottate, permetterano di gestire i carichi di lavoro della giornata senza stress, mantenendo alte concentrazione, creatività e rilassatezza nei momenti dove queste sono richieste. Tutti, in particolare i creativi che credono che vivere nel caos sia la bandiera del loro pensiero artistico e impossibile da imbrigialre, possono godere di questo stile di vita. Il GTD permetterà di essere produttivo nel lavoro, ma permetterà anche di rilassarsi la sera davanti alla televisione, o assieme alla famiglia.Allen afferma che ci vogliono 2 anni per prenderne pienamente possesso. All’inizio credevo fosse una sparata. Con il passare dei mesi mi sono reso conto di quanto questa stima sia realistica. All’inizio pensi che si tratti solo di ordinare un sistema di pratiche che conosci già. Alla fine il GTD si basa sul concetto di tenere delle liste, dei promemoria e un buon archivio. Cose che tutti noi abbiamo già. Eppure c’è molto piu di questo, e strada facendo le cose salteranno fuori con chiarezza.
Fondamentalmente il GTD si basa sul concetto che ogni “cosa” che attrae la nostra attenzione, e che in in qualche momento del nostro futuro dovrà o portrà essere affrontata (in inglese “actinable”) , deve risiedere all’esterno della nostra mente, in un sistema sicuro ed affidabile. Non nel nostro cervello. A seconda di quanto lo vorremo implementare, ci permetterà di lavorare in maniera quasi automatica, permettendoci di esplorare con tutta libertà gli orizzonti della nostra fantasia. Un modo splendido per “lavorare” senza sentirne il peso. Possiamo paragonarlo a un servo che gestisce il lavoro per noi. Lasciamo che sia lui a spaccare la legna per il fuoco e a preparare da mangiare, mentre noi ci dedichiamo al lavoro vero e proprio, alle nostre priorità, ai nostri hobby. Io credo che gran parte della fatica derivata dal lavoro della giornata sia generata dalla fatica di superare gli attriti che creiamo, piu che dal semplice lavoro in se. Il sistema al quale affidiamo i nostri pensieri deve essere quindi davvero affidabile perchè se cosi non fosse, il nostro cervello continuerebbe a ricordarcene, occupando risorse di memoria che sarebbero meglio utilizzate per fare le cose, non per ricordarle.
Val le pena di dirlo una volta per tutte: non c’è nulla di trascendentale in questo metodo. Tutti noi, ogni giorno, applichiamo in maniera non strutturata elementi di questo metodo. Ad esempio quando facciamo la lista della spesa. Eppure è il modo in cui tutto combacia senza attriti che rende questo sistema cosi potente. Nessuna agenda miracolosa, nessun libro di time management della Harvard, nessun assurdo software da centinaia di euro. Si può implementare tutto a costo zero.
Nel lato pratico, Allen parte dal concetto fondamentale che è necessario usare tante liste, anche se deve essere chiaro da subito che queste non sono che una parte del sistema stesso – attenzione perchè questo è il tipico errore in cui cadono in tanti, leggendo le critiche bibliografiche di coloro che dal libro non hanno tratto giovamento. Tutti possono concordare credo, sul fatto che trascrivere una lista di cose da fare nella giornata in momenti specifici (il mattino o la sera prima di andare a dormire) sia un enorme aiuto per affrontare la giornata con maggiore controllo e parizale relax. Per lo almeno, aiuta. La prima di queste liste che affronteremo è la “mega lista” (mi sono permesso di inventare questo termine) di TUTTE le cose da fare. Potremmo chiamarla anche proto-lista perchè da questa ne scaturiranno tante altre. La proto-mega-lista andrà nel famigerato “Contenitore di Raccolta”.
Il contenitore di raccolta
vecchia agenda, archivio, un giorno/forse e contenitori di raccolta
Partiamo da questo primo concetto: fate una lista delle cose da fare, TUTTO quello che avete in mente oggi. Metteteci tutto, cose che forse farete tra un anno o piu, cose che dovete fare tra mezz’ora, cose che rimandate da mesi. Spremete bene tutto fuori dal cranio, anche riordinare il sottoscala, pulire sotto i divani, affittare quel film in videoteca o restituire quel libro al vostro amico Caio. Tecnicamente, piu avanti, alcune di queste cose saranno da considerare progetti, alcune semplici azioni, ma per ora potete mettere tutto assieme*. E’ importante che ogni punto di questa lista sia composto da una singola “cosa” che al momento cattura la vostra attenzione. Un modo divertente per essere sicuro di scrivere tutto quel che serve è chiedersi se una volta realizzate o occupatisi di tutte le cose che appaiono nella lista che hai sotto mano, potresti dire “non ho piu nulla da fare o da desiderare” (tecnicamente questo “nirvana” o “ein sof” – pressochè irragiungibile – è chiamato “inbox zero”). Ripeto: nella mega-lista deve comparire tutto quello che si ha in mente, è importante che al termine di questo la mente sia completamente sgombra.E’ molto probabile che facendo questo esercizio saltino fuori cose alle quali non pensate da mesi. Questo è dovuto al fatto che ci sono angoli remoti della mente che hanno coservato quella roba per tutto questo tempo. E’ quello che vogliamo evitare. La mente si deve occupare di creare, di generare idee, di godere l’attimo che fugge. Non deve fare da magazzino. Pensate che ci sia un genio che si occuperà di risolvere tutte le cose incomplete della vostra vita. Fate finta di scrivere una lettera per lui. Fategli fare tutto quello che dovete fare.
Fatto?
Guardiamola. La lista per ora sarà, diciamo, piuttosto informe. Un ammasso limaccioso e caotico di cose ipotetiche, lavoretti di routine, pensieri abbozzati. Anche se averla scritta potrebbe aver già avuto un primo effetto benefico, dovrete ammettere che questa lista, cosi com’è, serve a poco o a nulla. Forse una parte potrebbe essere già utile, ma il resto sarà assolutamente difficile da gestire. Le famose note che vengono rimandate giorno dopo giorno nellagenda, senza venire mai evase, fino a che non vengono cancellate. Potrebbero esserci degli appuntamenti in mezzo. O reminder che vi serviranno solo quando sarete in un luogo specifico (dal meccanico, in ufficio, in palestra). Con ogni probabilità sarà anche incompleta. Continuiamo allora questo processo e raccogliamo anche foglietti di carta, note, appunti, messaggi nella segreteria telefonica del cellulare, email. In questo modo stiamo convogliando tutto il materiale potenziale in quelli che si chiamano “contenitori di raccolta“. Questa revisione è una pratica che dovrete abituarvi a fare spesso. Ovviamente le prossime volte non srà cosi drastica, ma la revisione è fondamentale. Se non la fai regolarmente, la mente non si fiderà piu del sistema, e tutto il sistema cadrà. Per quanto leggiate in giro che esistono versioni “light” del GTD nelle quali vengono inmplementate solo alcuni concetti, vi ssicuro che non può essere vero. Il GTD funziona solo se fate tutto quel che c’è da fare. E il risultato finale sarà ben al di sopra della somma delle parti. Fatela, la revisione. Tutti i giorni o quasi, E almeno una volta alla settimana in maniera profonda e completa. Mente sgombra, sempre! Tutto quello che dovete fare, nella vostra vita, dovrà risiedere solo in due posti: organizzato in promemoria specifici (ci arriveremo), oppure in questi raccoglitori, pronti a venire filtrati ed organizzati in maniera semplice e intuitiva, senza sforzo (ricorreremo alla massima “ogni cosa al suo posto, ogni posto la sua cosa”).
Sia chiaro: sembrerà ad alcuni che questo metodo è qualcosa di assurdo, gelido e informale. Che distrugga la creatività, la spontaneità. Balle. E’ vero il contrario, ed alla fine del “mini-corso”, sono sicuro che molti converranno con me. Molti dicono “ho il mio metodo”. Però sono sempre incasinati, sommersi dal lavoro, perennemente in emergenza, iperattivi per tutto il giorno fino a quando la sera non crollano come dei sacchi di m*da sulla loro poltrona a guardare le trasmissioni sui pacchi, o si attaccano a qualche giochino “mindless” alla Plasytation 3. Ovviamente chiedendosi come mai la vita non gli ha dato le stesse opportunità che ha dato agli altri. Il metodo, nonce l’hanno. O meglio hanno un metodo che non funziona. Se non si accorgono dei loro limiti, allora non c’è problema. Se non riconosci il problema, probabilmente non potrai mai risolverlo.
Tornando a noi. Cosi avete raccolto tutto. Idee, note, appunti, depliant, biglietti da visita, brochure, la nostra megalista e li avete sbattuti in un cesto. Questo è il nostro contenitore di raccolta numero 1. Poi ci sarà la casella di posta in arrivo del vostro client di posta (io uso ancora Outlook 2007), la cartella del PC con la roba che scaricate da internet (consiglio vivamente di tenere una sola cartella con tutto lo scaricato, configurando i programmi man mano che li installate perchè tutto confluisca li: uTorrent, eMule, il browser – Firefox, IE, Safari, Chrome, quel che volete). Io come contenitore di raccolta primario uso una semplice scatola da scarpe. Molti usano vaschette portadocumenti, ma sono difficili da gestire quando si mettono dentro cose voluminose (torce elettriche per ricordarsi di comprare le batterie, per esempio, o il router dell’amico che ti ha chiesto di configurarglielo). Se le cose sono molto grosse, la cosa corretta sarebbe fare un foglietto con scritto “aggiustare lavatrice”. Non provate a farla stare dentro alla scatola da scarpe, per quanto siate forti è difficile che ci riuscirete. In questi casi per aumentare l’efficienza, potrebbe essere necessario barare un po’. Sbattendo la torcia elettrica nella scatola da scarpe, la mia mente non ci penserà piu fino a quando non sarò in ferramenta ed estrarro il mio bel promemoria.
Contenitore di raccolta mobile
Un ultima nota sui contenitori di raccolta: tenetene sempre uno “temporaneo” a portata di mano. Io uso dei quadernini Moleskine che sono bellissimi da vedere, ma qualsiasi metodo di cattura per idee e promemoria va bene. Ho una borsa Eastpak con dentro una cartellina rigida di pelle per tenere i documenti. Durante il giorno, quando son in giro, quello è il mio contenitore di raccolta. Come reminder, un mio amico invia a se stesso gli SMS. Mia madre attacca fogli di recupero con il nastro adesivo sul bancone del negozio. Alcuni attaccano i post it sul monitor (magari sullo schermo stesso…). In USA va di moda usare lo “hipster PDA” che consiste in una banale molletta che tiene ferma un blocchetto di biglietti da visita dal retro bianco o dei cartoncini. Io a breve vorrei comprare anche un dittafono (registratorino portatile), per prendere appunti in macchina, in particolare nei viaggi molto lunghi, quando mi vengono in mente recensioni, idee per i blog, concetti complessi che non posso scrivere al volante. C’è chi trova comodo il blocco note del palmare (io no). Anche questo è un sistema ottimo. Ma in conclusione non è importante il mezzo, ma che abbiate qualcosa per svuotare la testa appena questa raccoglie informazioni che necessitano di un seguito. Anche se sembra assurdo, oltre alla Moleskine, ho posizionato bloc notes anche in bagno sul termosifone, nell’auto, sul comodino di fianco al letto e in cucina. Per una persona dai pensieri in continua evoluzione come me, conosciuto per saltare sempre di “palo in frasca”, con un deficit di attenzione da Guinness dei primati (controbilanciato dal gravissimo senso di responsabilità e dal terrore di dimenticare le cose), questa prima abitudine è stata di fondamentale importanza. Da quando adotto questo sistema, sono sicuro che non dimenticherò mai piu nulla. Pare poco eh?
Note
Quella dei progetti (attività che richiedono piu azioni) e delle azioni “indipendenti”, per i curiosi, è una prima distinzione che viene fatta da Allen per identificare azioni che possono venire svolte in un colpo solo, da quelle che richiedono piu “step”. Lavare l’auto, anche se sembra un’azione, potrebbe essere un progetto, mentre chiamare un amico un’azione. A livello temporale le cose potrebbero richiedere lo stesso tempo, eppure dobbiamo affrontare subito questo primo scoglio, che consiste nel dividere le cose da fare in unità logiche. Piu avanti proverò ad illustrare come svuotare il raccoglitore, e come generare le liste.
Ormai da oltre un anno ho adottato una nuova metodologia di lavoro, un sistema ordinato di pratiche che aiutano a districarsi negli impegni quotidiani e a visualizzare meglio i propri obiettivi e progetti.
Non si tratta di un corso motivazionale tipo quelli dove corri sui carboni ardenti, o meeting New Age che costano migliaia di euro, ma di un semplice libro. Scritto da un guru della produttività Americano chiamato David Allen, il libercolo mette a disposizione una serie di pratiche che possono essere implementate come meglio si vuole, con costi ridotti al minimo. Tecnicamente, si può implementare il sistema a costo ZERO. Il mio contenitore di raccolta per esempio, è una scatola da scarpe, e tutto il resto degli attrezzi necessari al set up tipicamente risiede già in casa di chiunque. Il libro, un paperback dal costo inferiore ai dieci euro che da nome al metodo, si chiama “Getting Things Done” (GTD) – che, tradotto non “alla mentecatta” dovrebbe essere qualcosa come “Portare a Termine le Cose”. In Italia lo si trova invece con lo spettacolare titolo di “Detto Fatto! L’arte dell’Efficienza”. Il libro ha una distribuzione discutibile nelle librerie (d’altronde già occupate da miserrime pile di scarsissimi libri fantasy scritti da adolescenti e sedicenti scrittrici incapaci), per cui l’ho dovuto comprare tramite IBS. Se proprio volete sapere di che si tratta senza spendere nulla, ho visto che sul mulo circola anche il PDF (anche in Italiano).
Parlare di questo metodo per me è cosa difficile e delicata. Innanzitutto non credo che seguire questo sistema di gestione del tempo e degli impegni possa dare gli stessi risultati a tutti. Potenzialmente tutti potrebbero goderne (a livelli differenti), ma come per tutti i sistemi di produttività, è efficace realmente solo su persone che vogliono davvero un miglioramento nella propria vita, che sono mentalmente aperte alla possibilità di lavorare usando degli schemi precisi dettati dal buonsenso, anziché affidarsi all’ispirazione del momento come fanno gli “artisti”. Adottare questo metodo è faticoso all’inizio, e non privo di tranelli che posso complicare le cose, ma in ultima analisi fornisce maggiore concentrazione sulle cose importanti e aumenta creatività e libertà di pensiero – strano eh?
Sia le menti “scientifiche” che quelle “letterarie” (orribile divisione che ODIO comunemente accettata dalla società moderna) possono goderne, eppure ci sono categorie specifiche di persone che semplicemente troveranno la luce leggendo questi consigli. Io sono stato uno di questi. Per quanto il metodo richieda 1-2 anni di sviluppo e analisi per potersene appropriare al 100%, i primi risultati sono immediati – ogni pagina è un “aaah” o un “ooh”. Mi sono slogato il collo a forza di annuire mentre lo leggevo. E’ troppo tempo che non faccio headbanging davanti al palco di un gruppo grind.
Un piccolo aneddoto: quando non ero neppure adolescente comprai un libro di Dianetics. A dire il vero, non l’ho mai letto oltre le prime dieci pagine (ne credo lo farò mai). Il mio medico quando lo vide sui miei scaffali trasalì come se fosse la copia originale del Necronomicon (piu avanti capii il perchè visto che i Dianetici negano l’efficacia della medicina moderna). In realtà l’avevo comprato solo perchè al tempo Hubbard scriveva libri di fantascienza, tra i quali un fantomatico Kingslayer che non ebbi mai modo di leggere, ma mi colpì perchè il titolo conteneva la parola “Slayer”, come il gruppo. E’ difficile far capire a chi ha conosciuto il metal nell’era digitale quanto la musica alternativa (al pop) fosse non-esistente nella vita di tutti i giorni. Sono trasalito quando ho sentito un pezzo dei Metallica come sottofondo a uno spot nei primi ’90. Sono trasalito persino quando ho visto la prima VHS, visto che i metallica stessi avevano affermato che non avrebbero MAI fatto un videclip. Insomma dire che fosse un genere di nicchia è incredibilmente riduttivo, non si può neppure spiegare. Quando ero ancor piu piccolo di allora, e parlo di 8-9 anni, credevo che Bennato cantasse
Mi ricordo che anni fa
di sfuggita dentro un bar
ho sentito i JUDAS che suonavan…
Credo di aver detto tutto.
Comunque il libro finì nello scaffale finchè qualche settimana fa, spolverando i libri mi sono ritrovato davanti a questa boiata di libro. In copertina c’era la promessa di poter migliorare la propria vita. Cazzo, già al tempo ero confuso di brutto. Ma il punto è che dentro a quel libro trovai una lunga lista di cose da fare spiegazzata a mo’ di segnalibro. Una primitiva checklist con appuntamenti, cose da fare subito o in un ipotetico futuro, appunti, progetti ec-. C’era un embrione di quello che il GTD poi mi ha portato a definire con una tecnica ben precisa, incredibile! Questo per dire solo che certe persone ci sono nate con la necessità di ordinare e organizzare le proprie idee.
Come già detto sono un collezionista folle, un catalogatore, appassionato di dozzine di “cose” e i miei pensieri fluttuano costantemente da un contesto ad un altro. Fagocito in continuazione nozioni e informazioni da quando ho imparato a leggere. Aver trovato un metodo che mi consentisse di tenere tutto sotto controllo questa ciclopica mole di dati ingestibile è stato fondamentale, credo anche sia stato salutare dal punto di vista mentale. La mia mente è sempre vissuta nel caos, ma non posso dire che mi ci trovassi a mio agio.
Nel prossimo post spiegherò a grandi linee di cosa si tratta nel dettaglio questo GTD, e di come io lo abbia dapprima implementato, e successivamente modificato fino alla configurazione attuale. Probabilmente partirò dalla mia prima configurazione, e dagli errori che avevo commesso.
Sono sempre stato un fan dei nuovi inizi. Una delle mie frasi preferite è sempre stata
“oggi è il primo giorno del resto della mia vita”
una di quelle cazzate mantra che si sentono anche nei film, tra cui il bellissimo Clerks 2. Regolarmente sento il bisogno di ricominicare, ri-riorganizzare, di riassettare. Quello che la Morgenstern chiama “Order from Chaos” – una sindrome costituita da piccole manie che ti conducono a vivere nel disordine per il piacere di vederlo ricostruito. Ci cado dentro di brutto, in questa categoria. Sono un collezionista di mille collezioni – amo catalogare e vedere insiemi sparsi prendere forma. Il mio passatempo preferito attuale è prendere vecchi moduli di giochi di ruolo e rivisitarli, correggendoli e aggiornandoli alle nuove edizioni.
Questo piccolo quirk psicologico porta in se un carico potenziale disastroso. Uno dei miei piu grandi difetti è che quando voglio ricominicare devo farlo su una tavola completamente spianata – dev’essere assoluatmente tutto resettato, comprese le compagnie: non è stato raro che mi allontanassi dagi amici in certi periodi in cui il Caos stava prendendo il sopravvento. Credo che questa scena sia familiare a tutti: gente che scompare di casa, amici che scompaiono di punto in bianco. Beh, questo è il motivo per cui IO tendo a muovermi in quella direzione.
Pensandoci a modo, è un grandissimo segno di debolezza che una persona che si mette in un prospetto di miglioramento personale non può accettare. Non puoi isolarti per rimettere ordine ogni volta, la vita va mantenuta in ordine con costanza, tramite una serie di buone abitudini, di un lifestyle piu produttivo e soddisfacente. Dev’essere un lavoro legato all’interdipendenza.
Attraverso una serie di piccoli accorgimenti, sono riuscito nell’ultimo anno e mezzo, a raggiungere non solo un equilibrio soddisfacente, ma una serie di risultati che non sarei mai stato in grado di raggiungere senza un cambio radicale di “Paradigmi” (per citare Covey). Vorrei pubblicare su questo blog le mie esperienze nel campo della produttività e della crescita personale. Una carrellata di articoli sulle principali scuole di pensiero, i libri piu fondamentali, i trucchi del mestiere e in genere i trabocchetti e i pericoli che questa nuova prospettiva comporta. C’è un grande mercato nel mondo del lifestyle, pieno di opportunisti come il life coach rappresentato in Donnie Darko da Patrick Swayze, di gente che si arricchisce in maniera disgustosa proponendosi come santoni. E’ un mondo di slogan, di gente di plastica, di falsi sorrisi di circostanza. Ma è anche un mondo di grandi riflessioni e importanti decisioni di maturità. Io ne sono riuscito a trarre qualcosa, spero di sentire anche altre voci in proposito.
