La Tecnica del Pomodoro

Visto che finora sono stato piuttosto generico (e di proposito, siccome non mi piace scrivere schemi ed elenchi su argomenti che comunque riguardano aspetti molto complessi e devono tenere conto delle varie individualità), questa volta voglio parlare di una tecnica piuttosto interessante, ampiamente collaudata e di vecchia data che ha aiutato sicuramente diversi lavoratori e studenti a tenere sotto controllo lo stress e a rendere le proprie giornate più produttive: la Tecnica del Pomodoro.

La Tecnica del Pomodoro è illustrata in un PDF che era gratuito fino a poco tempo fa. Adesso pare ci sia una versione illustrata a pagamento sul sito ufficiale a pochi spiccioli ma la vecchia si trova ancora gratuitamente con una semplice ricerca. Anche tutto il materiale di supporto, volendo, è gratuito. Le schede si possono stampare in casa e ci sono app gratuite per iOS e Android che simulano il timer da cucina. Se avete davvero voglia di provarlo, il danaro non è una discriminante.

Il sistema è semplice ma non semplicissimo (Staffan Nöteberg c’ha scritto sopra un libro di 150 pagine) e sicuramente nasconde una complessità e un insieme di punti di forza che non si vedono ad una prima lettura ma divengono chiari solo adottando la tecnica per qualche tempo. Io la uso parzialmente, integrata nel GTD, ma di questo parlerò un po’ più avanti dopo aver illustrato di che si tratta.

Alla base della Tecnica del Pomodoro c’è un concetto interessante, ovvero l’analisi di un lavoro di Henri Bergson (“L’Evoluzione Creatrice”,  otto euri sull’amazzone) sul tempo come continuo divenire mosso da un primo impulso “vitale” che contraddistingue materia inerte e vita organica. Secondo Bergson percepiamo la vita in maniera “cinematografica”, ovvero come un insieme di istantanee ricostruite nella nostra coscienza. Interessante come questi concetti si riallacciano molto bene con il concetto di “storia” che negli ultimi anni sta riprendendo fortissimamente piede in ogni ambito accademico. Esistono quindi due tipologie di tempo: uno “fittizio” e misurabile (Bergson fa l’esempio di una zolletta di zucchero che si scioglie in un bicchiere), l’altro come susseguirsi di eventi, adottato ad esempio dai bambini secondo i quali le giornate sono scandite da attività e non da blocchi misurabili.

La Tecnica si ripropone di formalizzare in un sistema tutte le tematiche relative alla prima tipologia di tempo “in divenire” in modo da potersi concentrare solo sulle attività in maniera verticale.

Fondamentalmente si tratta di lavorare per intervalli predefiniti di 25 minuti, riposare per 5 e riprendere questo ciclo per quattro volte, prendendo poi una pausa lunga e ricominciare daccapo, evitando interruzioni e annotando tutte le interruzioni su un foglio. Alla fine della giornata si fa un’analisi di quel che si è fatto e ci si organizza per quella successiva.

Più nel dettaglio la tecnica del Pomodoro si articola in cinque fasi (anche se in realtà le ultime 3 si potrebbero aggregare):

  1. Pianificazione (prima)
  2. Rilevazione (durante)
  3. Registrazione (dopo)
  4. Elaborazione (dopo)
  5. Visualizzazione (dopo)

Tutte queste azioni prendono vita su due fogli che ospitano le azioni da svolgere nella giornata (punto 1), il tracking delle azioni svolte (punto 2) che vengono poi analizzate a fine giornata (punti 3-5). Eventualmente, tutti questi fogli possono poi venire analizzati nel corso di periodi più lunghi per fare analisi statistiche a lungo termine (fare della Business Intelligence, direbbero quelli che vengono ERP).

Il primo foglio ospita le attività che vorremmo compiere nella giornata e viene aggiornato con altre attività contingenti che comunque devono essere svolte sempre prima di sera (le famose emergenze e telefonate sul lavoro che “appendono” attività a quelle predeterminate), nonché appunti estemporanei che vengono in mente mentre si lavora all’interno dell’area sacra del pomodoro. Eventuali telefonate, pensieri, temi da approfondire, memorandum, idee ecc, vanno tutte segnate sui fogli per venire poi analizzate a fine giornata (o durante le numerose pause, per le questioni extra lavorative). Idealmente, queste non devono venire svolte nel pomodoro. E una serie di segni che servono più avanti per le analisi (quanti pomodori mi servono per scrivere il post di aggiornamento del venerdì?).

Secondo la tecnica dobbiamo protegge il pomodoro da due tipologie di interruzioni

  • Interne, laddove mentre si lavora vengono in mente possibili ricerche, telefonate da fare, email da rispondere, sms da guardare, puntatina su Facebook per vedere che scrivono gli amici o su Feedly per vedere che succede nel mondo, magari anche idee per un altro lavoro che non c’entra nulla con quel che si sta facendo. E’ incredibile quante cose saltano in mente quando si fa altro. Bisogna resistere all’impulso di occuparsene subito e a rifletterci quando il pomodoro è finito (un’unità di tempo lunga circa 25 minuti). Il semplice fatto di scrivere l’appunto dovrebbe essere abbastanza per toglierselo dalla mente fino a quando non si completa l’unità di tempo pomodoro. In genere queste note possono finire sia nel foglio 1 con le attività della giornata o nel foglio 2 “mastro” con tutte le attività da compiere in generale.
  • Esterne, ovvero le tipiche distrazioni sul lavoro causate da telefonate, colleghi, clienti ecc. A seconda di quanto sono distruttive potrebbero invalidare un’unità di tempo, la cosa importante è imparare a rimandare alla fine dell’unità tutto quel che si può. Io ormai sono abituato a dire ai colleghi “ti richiamo da 10 minuti”. Questo perché voglio svolgere blocchi di attività senza dover continuamente riprendere il filo del discorso.

Avere unità di tempo definite e 100% produttive ha diversi vantaggi, non ultimo quello di permettere di capire quanto tempo richiede davvero un dato obiettivo. Serve anche come base di analisi, siccome i pomodori sono sistemi chiusi e quindi liberi da interferenze esterne. Giusto per citare un esempio quante volte abbiamo rimandato un lavoro banale come raccogliere i vestiti sporchi in giro per casa quando poi ci siamo resi conti che tutto sommato bastavano 10 minuti?

Non andrò più nel dettaglio di così, il PDF è gratis e si legge in 15 minuti, quindi è inutile che stia a riscriverlo tale e quale. Spero solo di aver mosso un po’ di curiosità. Ricordiamoci che essere bene organizzati e utilizzare bene il nostro tempo non è una cosa negativa, al contrario permette di evolversi, creare e sviluppare i nostri interessi reali. Nessuno va da nessuna parte se è troppo impegnato a raccogliere pezzi di se stesso sparpagliati per casa.

Osservazioni personali

Un amico tempo fa scrisse che la sua giornata ideale consiste nel lavorare a testa bassa spaccandosi abbestia fino a quando il sistema che deve implementare non è tirato a puntino: lavorare in piena attività “di flow” senza pensare ad altro, magari senza mangiare, per 10-12 ore fino a quando ogni cosa non è perfetta. Per quanto da un lato questo metodo sia appagante, soprattutto perché una delle caratteristiche principali delle attività di flow è che si perde la percezione del tempo, questo metodo ha diversi svantaggi:

  1. La perdita di percezione del tempo causa inconvenienti come dimenticarsi di fare una telefonata. Si perde completamente il controllo di quel che non riguarda l’attività presente. Se da un lato sembra fico, noi esseri umani non fluttuiamo nel vuoto. Abbiamo impegni da svolgere e responsabilità da adempiere. Fare i cazzi propri per 12 ore di fila è una cosa egoistica e irrispettosa nei confronti delle persone che ti stanno intorno, compresi gli amici;
  2. Dal punto di vista nutrizionale è un suicidio. Siamo costruiti per lavorare efficacemente quando riempiamo le riserve di glicogeno ogni 3-4 ore (magari senza picchi), non ogni 12;
  3. Si crea un substrato  di stress impercettibile durante l’attività in quanto tutte le piccole attività che stiamo ignorando per lavorare sul task principale stanno venendo accumulate un una sorta di subconscio dove fermentano e marciscono (uno dei concetti base del GTD tra l’altro): no buono;
  4. Si fatica a fare una analisi statistica precisa di quel che si sta facendo. Magari ci si è incarogniti per 3 ore su un problema che si poteva risolvere in un secondo momento e che successivamente avrebbe richiesto molto meno tempo. Piccoli intervalli di riassunto e revisione sono ottimali per essere efficaci al 100%, altrimenti ci si muove spinti solo dall’emotività. Come sempre l’efficacia si trova nell’intersezione tra prospettiva e controllo;
  5. Per i punti 2) e 4) aumentano enormemente le possibilità di errori e zone di risacca di energia sprecata. Ogni attività a lungo termine richiede equilibrio, revisione, controllo su quello che sta succedendo;

Un’altra riflessione interessante che si può fare sulla Tecnica del Pomodoro è che in qualche modo simula, quasi giocosamente, una attività di flow che magari potremmo non essere in grado di produrre autonomamente. Nel mio caso la sua funzione è proprio questa. Quando devo rassegnarmi a dedicare n ore al giorno ad una attività che ritengo atroce perché alienante e ripetitiva prendo fuori il timer. In questo modo affronto l’immensa rottura di coglioni come se fosse un gioco.

Ricordiamoci un concetto molto importante:

la fonte principale della procrastinazione è l’incertezza

Quando non hai visivamente chiaro quanto tempo richieda una attività, tendi a rimandarla. Obbligarmi a lavorare un intero pomodoro mi permette di avere un’unità di misura definita del lavoro che devo svolgere. Trovo la tecnica piena di spunti interessanti anche se io la utilizzo personalmente solo per affrontare grossi lavori ripetitivi, poiché la componente “ludica” che ogni attività prende adottando questa tecnica permette di simulare un livello di “maturità” (alcuni potrebbero vederla come “istituzionalizzazione”)  che non sono mai stato in grado di sviluppare (eheh). L’importante sono i risultati: mi sono divertito ed ho fatto il mio lavoro. Adottando la tecnica del Pomodoro riesco a tenere sotto controllo lo stress, allocare tempo di qualità ai lavori e avere anche un resoconto attendibile di quanta energia e tempo richiedono talune attività.

 

Si integra perfettamente con il GTD (il concetto di tempo ed energia è uno dei concetti base del GTD). E’ anche molto più semplice da interiorizzare e mettere in pratica. Lo consiglio a tutti quelli che sentono di aver perso il controllo del proprio tempo, a chi fa le ore piccole in ufficio, chi procrastina di continuo ecc. ecc. Non è solo utile, ma è anche sano: permette di scandire meglio il tempo, nutrirsi correttamente, evitare tempi prolungati in posture scorrette (la classica contrazione del collo dei videoterminalisti), magari anche introdurre piccole routine durante i minuti di intervallo per fare stretching o qualche squat a vuoto ecc.

Un piccolo vantaggio che puà passare inosservato è quello che Cirillo chiama “sovrapprendimento”. Se l’attività termina e non è ancora suonato il pomodoro, e io personalmente consiglio di non passare ad un argomento (Area di responsabilità nel GTD), viene suggerito di rileggere ed approfondire, magari fare brainstorming, sull’attività appena completata. Anche solo rivedere una email, o fare una piccola ricerca sull’argomento trattato per vedere come l’aspetto è stato sviscerato da altri. Questo è un concetto importante  e potente che mi ha porttato a conclusioni talvolta molto interessanti.

Per tornare al discorso di Bergen dell’inizio, adottare questa tecnica aiuta a concentrarsi sulle attività signole senza preoccuparsi del passaggio materiale e sequenziale del tempo “misurabile”. Il sistema se ne occupa per te permettendoti di ragionare “come un bambino”, ovvero per eventi (o “storie”) anziché per unità meccaniche. Cosa a mio avviso importante su diversi livelli perchè, come detto qualche post fa, i ritmi circadiani sono piuttosto precisi, ed è nel nostro interesse rispettarli.

Anche come strumento di autoanalisi questa tecnica è interessante. Procrastinatori e cazzeggiatori seriali in perenne multitasking si renderebbero conto di quante infinite interruzioni interne sul lavoro stanno generando ogni giorno. Alla fine il telefono e il collega potrebbero rivelarsi meno invasivi delle interruzioni interne che noi stesso generiamo.

Ah, rispondere alle notifiche push di Twitter, e-mail, messenger vari ecc. è ovviamente una delle fonti di distrazione più distruttive e inutilmente dannose che esistano in qualsiasi attività. Ho visto colleghi lavorare veramente di merda perché perennemente impegnati a  rispondere e-mail (io compreso, fino ad alcuni anni fa). E’ un consiglio sentitissimo che do a tutti: togliete SUBITO l’auto-ricezione delle email ogni 5 minuti: è incredibilmente contro-performante e distruttivo. C’una bibliografia lunga un rotolo di carta igienica sull’argomento. Fate il check delle email manualmente, è forse il miglior suggerimento di produttività che possa dare a chiunque.

Lavorate meno, lavorate meglio. Gli strumenti ci sono. Questa tecnica è un buon punto di inizio.

June 2, 2014

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