GTD Guida passo a passo, parte 2

Ogni singolo oggetto nel contenitore di raccolta a questo punto deve essere eleborato. Piu precisamente bisogna definire se da questo oggetto può scaturire una qualche azione. In alcuni casi non è necessaria alcuna elaborazione, ad esempio un libro che hai trovato sotto la poltrona e che va semplicemente ricollocato nel suo scaffale. E’ importante ripetere che effettuare queste revisioni spesso è fondamentale per la corretta applicazione del metodo. Man mano che effettuerete queste revisioni verrà automatico distribuire ogni oggetto al suo posto, con i giusti promemoria collocati nel giusto spazio (o nel giusto tempo, nel caso di appuntamenti). Effettuare regolarmente le revisioni aiuterà anche a definire obiettivi sempre piu precisi. Potrebbero esserci dati relativi ad attività che non stai svolgendo da diverso tempo. Questo è da interpretarsi come un segnale ben preciso che indica che è il caso di rivedere se il progetto è ancora da considerarsi attivo, se va abbandonato, o se va affrontato da un’angolazione diversa.

Ci sono alcune regole fondamentali che riguardano la gestione degli oggetti accumulati nel contenitore, ma la prima e piu importante è che ognuno di essi va elaborato nell’ordine inverso in cui è stato messo nel raccoglitore, uno alla volta, e soprattutto nessuno di questi deve mai ritornare nel contenitore. Non salti quindi in mente di metterlo in fondo alla pila o di pensare di decidere in un secondo momento cosa farne. Questa è una forma di disciplina che è fondamentale per tenere tutto sotto controllo. Non devono esserci zone grigie nel nostro sistema, attività indistinte o decisioni rimandate a data da destinarsi. Questo non vuol dire che per ogni cosa che finisce nel raccoglitore deve essere registrata un’attività da fare subito. Esiste un altro raccoglitore, nel nostro sistema, che si chiama semplicemente “un giorno/forse”, e che nasce proprio come raccoglitore di cose che vorremmo cominciare a gestire un giorno, ma che al momento proprio non possiamo. E’ un raccogliore magico, un libro dei sogni, che revisoneremo settimana per settimana durante la cosiddetta “revisione settimanale” (nome originale eh?). Soprattutto, è un contenitore dagli spazi ben definiti, che contiene roba della quale non abbiamo ancora deciso quando e se e cosa farne, ma della quale esistenza siamo ben consci. Per essere piu chiari, è il luogo dove fluttua tutto quello riguardo al quale abbiamo deciso attivamente di non prendere decisioni, un concetto molto diverso dall’idea indistinta che aleggia nel cervello.

Contenitore di Raccolta

Contenitore di Raccolta

Chiusa questa parentesi, facciamo un breve riassunto.

Parte 1 – “Collect” ovvero “Raccolta”

abbiamo raccolto idee, ciarpame, appunti, foglietti, note, scarabocchi, in un unico contenitore di raccolta. Abbiamo effettuato un completo “mind sweep”, ovvero abbiamo ripulito la testa di tutte le idee e di tutti gli impegni che gli avevamo sbattuto dentro. Un breve elenco:

  • Progetti (si intendono come progetti tutte le attività “complesse”, cioè che richiedono piu di una azione. Telefonare ad un amico è un’azione, telefonare a tutti i compagni di classe è un progetto)
  • Impegni
  • Comunicazioni (segreteria telefonica, email, lettere, post it ecc.)
  • Riunioni
  • Finanze (estratti conto della banca, scontrini ecc.)
  • Amministrazione
  • Clienti
  • Marketing
  • Sistemi/materiale da ufficio
  • Deleghe
  • Commissioni
  • Sviluppo personale e professionale (questa è molto importante, fate sempre che ci sia almeno una di queste attività nel vostro contenitore)
  • Manutenzione casa, automobile, ufficio (vivere in un ambiente organizzato e salubre è indispensabile)
  • Doveri civici o sociali (donazioni del sangue? Raccolta differenziata? Riunioni di quartiere? Si può anche decidere di non pensarci mai, ma prima o poi arriverà il caso di affrontare l’argomento)

La nostra mente deve essere a questo punto una tabula rasa: siamo pronti alla revisione! Abbiamo deciso che questa revisione andrà fatta possibilmente tutti i giorni, e una volta alla settimana in maniera approfondita. Questa ulteriore revisione settimanale comprenderà l’elaborazione di alcuni extra:

  • Carte e note lasciate in giro per la casa che sono sfuggite alle revisioni giornaliere
  • Rivedere l’agenda/calendario, individuando appuntamenti/attività che dovranno avere un seguito, o magari appuntamenti saltati che necessitano di venire “rischedulati”.
  • Svuotare la testa, ancora!
  • Rivedere l’agenda/calendario, individuando appuntamenti futuri, cosi da avere un’idea chiara di quel che succederà nelle prossime settimane
  • Progetti – ricontrolliamo un po’ quelli che sono attivi, o quelli che sono fermi da un po’, e valutiamo il perchè – nel mio caso oltre le liste dei progetti controllo anche le cartelline che contengono il materiale dei progetti attivi, una per una (in gergo ” pending and support files”
  • Liste di cose “in attesa” – per ora pensatela un po’ come la lista dei prestiti – quante volte vi siete dimenticati di aver prestato un cd a un amico?
  • Liste di cose “da fare” – nel caso vi sia sfuggito qualcosa – queste liste sono il nodo nevralgico del sistema, ci torneremo sopra a breve
  • Liste di cose “un giorno/forse” – fa sempre bene avere dei progetti a breve termine – alcuni di questi potrebbero essere stati accantonati solo temporaneamente, per mancanza di tempo.
  • Checklist, ovvero le liste i cui elementi sono da “barrare” – esempio tipico di checklist sono il contenuto della borsa da viaggio, la borsa della palestra, la lista della spesa

Una cosa molto importante è identificare a priori i contenitori di raccolta: è importante che non ve ne dimentichiate qualcuno quando siete pronti a elaborare tutto. Scrivete una checklist (vedi sopra) da consultare ogni volta che fate una revisione. SMS, segreteria telefonica, email, taccuini da viaggio, appunti online (ad esempio se usate Evernote, Backpack, Remember the Milk). Quando effettuate la revisione, passateli tutti i rassegna.

Cosa uso io: una scatola da scarpe, un quaderno moleskine, una borsa a tracolla Eastpak, un palmare per gli SMS e i messaggi vocali, MS Outlook per le email e gli RSS, una cartella sul desktop chiamata “Contenitore di Raccolta” in cui confluiscono tutti i file che scarico o che devo collocare in fretta mentre lavoro. Taccuini con penna sparsi per la casa e in ufficio.

Parte 2: “Process” ovvero “Elaborazione”

Partiamo dalla cima, dal primo oggetto del raccoglitore in esame, e decidiamo che cosa è quella roba che ho in mano. Potrebbe essere parte di un progetto, identificare un’azione (il promemoria di una telefonata), una boiata (cestino?), o qualcosa di completamente indefinito. In quest’ultimo caso, è necessario attivare un po’ di neuroni e decidere cose vogliamo farne, se proprio non sapete cosa farne ora, ma non volete gettarla, mettetla nel raccoglitore “un giorno forse”.

La domanda principale da porsi per ogni roba che si trova nel contenitore quindi è: ci posso far qualcosa? Eccoci al primo bivio.

Se la risposta è NO allora avete tre scelte:

  1. Eliminare: nota riguardante un film che hanno dato in TV due giorni fa e che avete già visto? Cestino. Pubblicità di una società di strozzinaggio che stipula mutui a tassi vergognosi trovata sul parabrezza dell’auto? Cestino. Messaggio di spam nella posta elettronica? Cestino. Messaggio in segreteria di un collega che ti ha cercato e ha riappeso subito? Cestino. Foglio di carta sporco senza scritto nulla? Cestino. Cosa uso io: due cestini sotto la scrivania, uno per la carta e uno per tutto il resto. Il cestino di Outlook per le email oppure la combinazione CTRL+DEL per cancellare definitivamente i messaggi senza passare per il cestino. Il tasto DEL del cellulare.
  2. Incubare: Quella roba che avete preso in mano è una pubblicità di un corso per assaggiatori di aceto balsamico. Non hai tempo adesso per pensarci, è possibile che la prima cosa da fare sia una ricerca su internet, o una telefonata, ma per ora non hai voglia di pensarci su, ma neppure voglio buttare la brochure nel cestino. Ecco che entra in gioco il libro dei sogni, la lista “un giorno/forse”. Questo contenitore ha la splendida caratteristica di essere universale. Potete metterci di tutto. Non è necessario identificare nulla se non che vi piacerebbe farci qualcosa un giorno. Non abusatene, però. Il vostro tempo non è infinito. Incubate anche oggetti che sono “in attesa”, ad esempio una lista di film da guardare o libri che avete dato in prestito. Cosa uso io: piu cartelline azzurre della Esselte. L’azzurro è il colore della speranza quindi mi è sembrato ovvio sceglierlo per contenere le liste “un giorno/forse”. Ne tengo una per i film da guardare, per i gruppi da ascoltare, per i ristoranti da provare, per progetti che al momento non ho voglia ne’ tempo di affrontare, Ho anche delle cartelline verdi, dove tengo le liste delle cose che ho prestato ad amici, o per progetti che sono in attesa da tempo (nel mio caso il cambio di contratto dell’ADSL che Telecom tarda a sbloccare).
  3. Archiviare: una rivista che avete già letta e che volete tenere, la busta paga, una radiografia. Nessuno vuole buttarle via, ma lasciarle in giro per casa crea soltanto ulteriore confusione. Archiviate tutto con intelligenza. Seguendo la massima “ogni cosa al suo posto, in ogni posto la sua cosa”, dovreste essere rapidamente in grado di archiviare tutto. Ovviamente sarebbe preferibile usare uno scanner e trasformare tutto il possibile in digitale. Se siete onesti con voi stessi, vi stupirete di quante poche cose è necessario tenere. con ogni probabilità starebbe tutto in un cassetto. Recensirò in futuro alcune soluzioni di scansione (volgarmente chiamate “software documentali”). Quando archiviate la “roba”, soprattutto in formato elettronico, e soprattutto se decidete di scandire ogni singolo documento che avete a casa (ripeto, considerate la possibilità – non ci sono davvero motivi per non farlo se avete già uno scanner – ci sono dozzine di ottimi software di scansione, archiviazione e conversione in PDF) fate sempre dei backup. Usate Genie o Arcserve o il sofwtare gratuito che vi forniscono con il disco fisso esterno, ma fate sempre TANTI backup. Cosa uso io: un disco esterno MyBood della Western Digital da 2 Tb in cui Genie effettua regolarmente i backup giornalieri e settimanali di tutta la posta e dei documenti piu importanti. Ogni mese salvo tutta la posta elettronica e il materiale dei progetti finiti su DVD. Ho anche due ripiani su uno scaffale dove tengo diverse cartelline di plastica con tutti i documenti di casa. Se usate un archivio in soffitta o in cantina, proteggete la carta con delle buste di plastica o ancor meglio con degli “storage box”, scatoloni di plastica ermetici che vanno tanto di moda in USA (qui in Italia preferiamo usare dei pericolosissimi cartoni – ottima ricetta per un potenziale disastro. NOTA: la regola sul materiale archiviato è chiara: FUORI DALLA VISTA. Non dovete vederlo, deve essere invisibile. Sulla vostra scrivania, davanti ai vostri occhi, deve esserci solo quello che vi serve.

Se la risposta è SI allora dovete chiarire nella vostra mente come sarebbe il vostro mondo se questa cosa fosse già stata fatta. Ora pensate: se questa fosse l’unica attività della giornata, cosa fareste per prima cosa, per mettere questo progetto in moto? Se le azioni da svolgere sono più d’una, allora si tratta di un progetto. A questo punto avete tre scelte

  • Fare: regolina d’oro. Se richiede meno di due minuti, fatelo subito. Senza indugi. E’ forse la regola piu immediata e efficace di tutto il sistema.
  • Delegare: quando possibile, fatelo. Non mettetvi ad aggiustare l’impianto elettrico di casa se non avete tempo, fatelo fare ad un professionista.
  • Pianificare: questo è un punto delicato e molto importante del processo. Pianificare e organizzare bene i promemoria è di fondamentale importanza. dovete sostanzialmente tenere tre tipi di promemoria (questa è una suddivisione personale, potrebbero esserci casi diversi per ognuno di voi).
  1. Calendario: mettete nel calendario solo gli appuntamenti inderogabili. Film in TV o appuntamenti con clienti o amici ma mai azioni che vorreste fare assolutamente quel giorno, ma che potreste anche essere in grado di fare un altro giorno. Mi spiego meglio: se volete riassettare casa, segnatelo nella vostra lista delle azioni, NON nel caledario. Se non lo fate quel giorno, sarà sempre possibile farlo il giorno dopo. E’ importante imparare a usare un calendario nel modo corretto. Usatelo per segnare la scadenza dell’assicurazione, non per segnareil giorno in cui volete andarla a pagare. Per far questo mettetevi un promemoria nella lista “un giorno/forse” che settimanalmente andare a consultare, e un paio di settimane prima iseritelo nella lista delle cose da fare. Semplice no? Cosa uso io: Outlook 2007 + Google Calendar Sync per tenere sincronizzati gli appuntamenti di casa con quelli dell’ufficio – purtroppo Google Calendar non registra la categorie (i “colori”) per cui a volte è necessario un po’ di lavoro, ma il sistema funziona benino. Ovviamente il calendario è sincornizzato anche sul mio palmare (HTC Diamond Touch).
  2. Progetti: quando cominciai a implementare il GTD non tenevo una lista progetti, e fu un errore madornale. Tutto quello che richiede piu di una azione è un progetto. Segnatevi una lista che andrete a revisionare ogni settimana. Per ognuno di questi progetti, deve essereci almeno una azione nella lista delle cose da fare. Cosa uso io: Remember the Milk – ho creato alcune schede per tenere organizzati i progetti, una scheda Ufficio, una scheda Casa, una scheda Un Giorno/Forse. A volte uso anche App for the Milk per tenere la lista dei progetti sul Desktop, ma il software è ancora molto immaturo. Ho anche diverse cartelline Esselte nelle quali tengo il materiale di supporto per i vari progetti, di colore giallo, e una cartella sul Desktop che si chiama “Progetti” (una delle due cartelle che ho sul desktop, l’altra e “Contenitore di Raccolta”. Se pensate che ne servano altre oltre a queste due, fatemelo sapere.

    Supporto ai Progetti

    Supporto ai Progetti

  3. Liste di “cose da fare”: Il pezzo grosso del sistema. Le cose da fare devono essere chiaramente identificate da un’azione fisica. “Telefonare a X”, “Ricercare Y su Internet”, “Scrivere l’articolo sul blog”, “andare in posta per pagare la multa”. Una sola azione chiara e distinta. Non scrivere mai cose tipo “mamma”, o “INPS” bensì “chiamare mamma per ricordargli della scadenza del canone”, chiaro? Altro concetto fondamentale: vi renderete conto che la lista di cose da fare è enorme. Probabilmente le cose da fare sono centinaia, e molte di queste possono essere fatte nel luogo in cui siete. Alcune di queste però devono essere fatte in un altro luogo, ad esempio in ufficio e la revisione la state facendo a casa. Entrano cosi in gioco i “contesti”. Dividete le cose da fare in contesti precisi. Casa, ufficio, commissioni, computer, palestra ecc. In questo modo l’attenzione sarà focalizzata solo sulle cose che potete fare in quel contesto preciso. Un metodo molto comune per gestire le cose da fare è un quaderno o un taccuino Moleskine con tanti talloncini con sopra scritti i contesti. Un metodo veloce e funzionale che ho usato per mesi. Piu avanti vi farò vedere come ho customizzato un quaderno Moleskine per contenere le azioni e i progetti. Chi ha un Mac può usare Things, chi ha una connessione a Internet mobile flat può usare Nozbe (purtroppo troppo caro), chi gira con un piccolo portatile può trovare comodo MiniTask. Avete presente la lista della spesa? Altri non è che una lsita di cose da fare con contesto “supermercato”. Cosa uso io: Tudumo. Uno dei pochi programmi che ho comprato con grande piacere. Permette di gestire in maniera eccellente liste enormi filtrabile in contesti e progetti, ed è potente e flessibile e bello da vedere. Purtroppo non ha una funzione di sincronia online ne’ una versione mobile. Quando sono in giro, stampo la lista delle cose da fare nel contesto “commissioni” e me la porto dietro.

Quello che abbiamo visto è, in breve, tutto il sistema GTD. Piu precisamente è l’insieme di meccaniche che lo fanno funzionare nel quotidiano, ma è solo uno degli aspetti che lo compongono. Chi si è fermato qui, tipicamente ha snobbato il sistema come un insieme di assurdità “alla Americana”. Per trarre dal sistema tutta la sua forza, però, è necessario studiare nel dettaglio anche i principi che, giorno per giorno, mese per mese, ci dovranno guidare nel decidere cosa mettere nel contenitore di raccolta e nelle nostre liste.

Sarà evidente a questo punto che questa “macchina” è assolutamente versatile. Potete utilizzarla anche per gestire un problema complesso, o piu semplicamente per riorganizzare un ufficio. Date un occhio qui:

Sembra facile, e fondamentalmente, lo è. E’ necessario però collaudare il GTD per mesi prima di rendersi conto di quali strumenti siano i piu adatti al proprio stile di vita. Avere un contenitore di raccolta mbile (carta e penna) sempre in tasca però, è forse il primo dei passi per d0minare questo sistema.

December 9, 2009