Archiviazione, Evernote e GTD

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Negli ultimi mesi/anni ho intrapreso un interessante quanto gratificante percorso di riorganizzazione e revisione delle attività e dell’ambiente in cui vivo, e non intendo solo l’ambiente di lavoro, intendo proprio ogni aspetto delle mie giornate. Il tema è assai vario e complesso e raccoglie in se diversi aspetti che vanno dall’organizzazione del tempo delle risorse, processi di autoanalisi e ri-allocazione dell’energia, studio dell’allenamento e dell’alimentazione, semplificazione delle giornate e ogni possibile espediente che possa aiutare ad essere maggiormente focalizzati sulle cose giuste da fare con il minor spreco possibile di energia e di, ancora una volta questa parola, risorse. Esiste però un aspetto secondario in questo generale quadrio di rilancio della testata “vita di Mick 2.0” al quale non ho mai dato moltissima importanza, ovvero l’archiviazione. Sono decisamente soddisfatto delle mie tecniche organizzative e tutto sommato i miei vari ambienti di lavoro/svago/relax sono bene organizzati ed ordinati. Il punto però è che sto parlando dei luoghi dove svolgo le mie attività quotidiane. Uno dei migliori consigli che possa dare ad una persona con una grande quantità di lavoro pregresso ed indefinito è quello di concentrarsi su un singolo problema alla volta (in realtà la teoria è decisamente più complessa ma semplifichiamo per amor di chiarezza). Brian Tracy, che non è un coglione, suggerisce di svuotare completamente la scrivania la mattina quando si arriva in ufficio, e di farlo possibilmente PRIMA che il proprio orario cominci onde evitare interruzioni ed emergenze nel momento stesso in cui ci si siede alla propria postazione. Aggiungerei umilmente a questa regola d’oro il corollario Mick #1, ovvero

arriva in ufficio PRIMA del tuo orario SOLO se non ci sono colleghi potenzialmente fonte di disturbo già a caccia di vittime” altrimenti a ben poco serve.

Dopo aver sgombrato la propria scrivania si mettono sul tavolo completamente sgombro solo ed esclusivamente gli strumenti ed i documenti relativi al lavoro più pesante, terribile, infame che si deve fare quel giorno. L’importante è davvero che sia quel singolo lavoro che si cerca di evitare da mesi, l’attività che al solo pensiero genera nausea. Ecco, quella schifezza va affrontata subito e senza indugi. A questa attività seguono poi una serie di “task” che sono stati fissati sul calendario come riunioni e scadenze ed in genere tutte le altre attività che potenzialmente sono state messe in coda per venire eseguite non appena è possibile. Per farla breve, attorno alla propria postazione di lavoro ci sono tutte le pratiche ancora attive e che potrebbero potenzialmente venire movimentate in tempi brevi. Cosa accade però al resto della documentazione e degli oggetti (anche “informatizzati”, s’intende) che non rientrano in questa categoria? Generalmente si parla di due grandi insiemi: quello del materiale di riferimento come dizionari, libri d’arte, manuali, faldoni con ritagli di giornale ecc.) e l’archivio. Ecco su quest’ultimo la mia attenzione è sempre stata relativamente bassa. Ho un sistema gerarchico di cartelle sul mio PC opportunamente ridondato per sicurezza, e un classificatore in soffitta con tutti i documenti raccolti per tematica all’interno di alcune dozzine di cartelline. Il mio progetto, abbastanza ambizioso, sarebbe di scandire e triturare il 99% della roba contenuta in quelle cartelline e mantenere solo attestati e documenti formati e timbrati, riducendo così lo spazio in maniera drastica. Tempo fa feci una prova e consiglio a tutti di fare lo stesso visto che oggi potete usare anche la fotocamera dello smartphone per scandire i documenti ad una risoluzione più che accettabile. Si comincia con il ciclo attivo, evitando di stampare documenti che non servono (occhio che non parlo solo di aziende qui, ma anche di privati) generando dei PDF (ancora una volta, salvateli su Cloud o su un sistema ridondato, mi raccomando) per poi passare alla scansione di tutti i documenti che arrivano in casa. Il mio consiglio personale è di procedere per gradi. Partite dai manuali di istruzioni che si trovano regolarmente sui siti dei produttori. Una volta salvati, cacciate via i vecchi, e bam, già avete recuperato lo spazio di una spanna di carta che non serve a nulla. Poi si passa al resto, un passaggio alla volta, e alla fine vi renderete conto che a parte i libri e si e no una cartellina di documenti, si può veramente dematerializzare tutto. Tornando al discorso cloud/dati ridondati di prima, arriviamo finalmente all’argomento del post, ovvero dove è preferibile tenere l’archivio dei propri dati e dei propri progetti? A mio avviso, meno carta circola meglio è. E non lo dico per cieca tecnofilia. I dati su carta nonostante il pensiero imperante non sono sicuri come quelli su un sistema informatico preparato con le necessarie precauzioni. Tanto per cominciare, non ci sono backup della carta, se non le fotocopie. Ma il circolo vizioso che questa presa di posizione  alimenta è talmente stupido che non mi sento neppure di metterlo in discussione. Ormai l’informatica garantisce sistemi pressoché gratuiti che possono garantire non solo la sicurezza dei dati, ma anche piccoli vantaggi che sono impossibili su carta, come il versioning dei documenti, a meno che non si abbia la brillante idea (vista con i miei occhi) di stampare ogni singola revisione di ogni documento e tenerle assieme con graffette o colla. Se non volete assolutamente che i vostri dati siano custoditi al di fuori della vostra abitazione potete creare un batch o usare un programmino gratuito che vi salvi regolarmente i dati del PC su un supporto esterno. In questo caso suggerisco come minimo di dotarvi di piccole NAS o dischi esterni con doppio hard disk “mirrorato” dove i dati sono salvati specularmente su due supporti. Oltre a questo, pigliatevi anche un secondo supporto dove fare i backup a giorni alterni, così nel caso si fotta il primo supporto, avrete sempre il secondo e non dovete far altro che comprarne uno nuovo. Concludo questa parentesi su quello che a mio avviso è un metodo costoso e poco performante con un suggerimento: consiglio vivamente di non salvare NULLA sul desktop del vostro PC, neppure i file sui quali lavorate ogni giorno. Il vostro sistema operativo ha con ogni probabilità già una cartella dove salva i documenti di default (in Windows è appunto la cartella Documenti, ma su Mac e Linux è lo stesso, grosso modo). Non teneteli sul disco primario del PC ma tenete sul desktop un link a questa cartella che risiede poi su un disco esterno o,  se possibile, di rete. L’altro metodo per i non comlpottar1!!11undici che non vogliono mettere i loro dati a disposizione delle multinazionali è quello di usare una delle fichissime piattaforme cloud gratuite che il mondo attuale ci dona. Io ne ho provate letteralmente dozzine fino a stabilizzarmi definitivamente su Dropbox, Google Drive ed Evernote. Sembrano scelte banali, ma dopo diversi test dei quali potrei parlare un giorno (ma non trattenete il respiro), ho optato per questi, che sono tra l’altro quasi perfettamente cross-platform, ovvero rendono accessibili le vostre note su ogni dispositivo (nel mio caso, portatile, due PC, tablet, smartphone) oltre ad avere anche un’interfaccia web. E finalmente giungo al punto: Evernote è l’unica di queste applicazioni che ho deciso di comprare in modalità Premium per poter godere di una dimensione notevole di spazio di storage. Si interfaccia con la fotocamera dello smartphone per cui anche i documenti che fotografo vengono automaticamente digeriti nel sistema gerarchico delle note. E’ possibile “gerarchizzarle” creando faldoni virtuali chiamati taccuini, ma anche “taggarle” con un sistema di parole chiave che si possono a loro volta raggruppare. Le note vengono memorizzate assieme alla posizione GPS dell’utente per cui, ad esempio,un venditore può verificare tutti gli appunti presi presso i clienti di quella particolare zona. Evernote indicizza tutti i documenti che gli mettete dentro, compresi file di testo, fogli di calcolo, PDF e altro. Io ho messo nel mio Evernote dozzine di PDF di una ambientazione fantasy per Dungeons and Dragons e con una semplice ricerca posso trovare tutto quello che riguarda un certo personaggio o un particolare luogo. Da qualche giorno sto riguardando completamente i taccuini di Evernote cercando di semplificare la gerarchia spingendo su un miglior uso dei tag. Come sempre in questi casi un sistema va semplificato il più possibile (ma non oltre :)). Ho intenzione di scrivere a breve qualche nuovo post sul GTD, ma per adesso posso anticiparvi che suddivido i miei taccuini per “aree di responsabilità”. Considerate le aree di responsabilità un po’ come un mansionario che però avvolge tutti gli aspetti della vita – ad esempio padre, medico, scacchista, cittadino ecc. Queste sono macrocategorie che è utile individuale soprattutto in fase di autoanalisi e revisione quando potete rendervi conto in quale di queste aree siete carenti o non state facendo abbastanza. Se qualche lettore del blog usa Evernote in modo strutturato sono assolutamente curioso di sentire la sua opinione a riguardo, siccome sto rivedendo completamente il mio sistema di archiviazione. Per inciso, Evernote non è ottimale per grandi quantità di file non testuali, per immagini, zip, video, raccolte di ebook ecc. preferisco utilizzare Dropbox o Google Drive (uso entrambi solo per questioni di spazio, uno solo non è abbastanza per tenere tutto). Per concludere, uso Pocket come contenitore di pagine web che voglio leggere con calma. Talvolta uso Readability per leggere post molto lunghi se ho tempo, ma mai per “custodirli”. Se una volta letto l’articolo voglio tenerlo in archivio, lo salvo su Evernote. Un ottimo esempio di questo sono le ricette, raccolte nel taccuino “Cucina” e divise per “Salse”, “Barbecue”, “Fitness food”, “Basic procedures” ecc. attraverso tag, oppure le mille procedure che devo ricordare sul lavoro visto che la mia memoria è davvero pessima. Questo è tutto, anche se so di esser stato prolisso e confuso, ma spero che risponda in parte al lettore che mi chiese qualche tempo fa quali software usassi per mantenermi organizzato. Questi sono i software di Archivio che utilizzo, anche se come sanno i GTDisti, l’Archiviazione è solo una piccola parte del processo complessivo.

May 6, 2014