Bullet Journal

Il Registro Puntato

Il Registro Puntato

In linea di massima la scuola del digitale ha preso quasi completamente il sopravvento su quella analogica per quanto riguarda i sistemi organizzativi, in particolare per quanto riguarda note ed appuntamenti. L’esempio più lampante è quello di Outlook, che circa il 2% delle persone che conosco utilizzano al 20%, per lo più noto che le persone tendono a fidarsi della propria casella di posta in arrivo e del calendario per sentirsi adeguatamente organizzati. In alcuni casi “avanzati” c’è chi usa anche le attività di Outlook, e in casi rarissimi le note. Di questi, forse un centesimo usa anche OneNote, il programma di Microsoft per la gestione degli appunti, che non è malaccio, ma a mio avviso rimane mille volte inferiore a Evernote.

Il mio rapporto con la carta è stato oscillatorio negli ultimi 10 anni. In un primo momento ho utilizzato una Moleskine formato “reporter” con tanti piccoli talloncini colorati per dividere progetti ed attività ma ben presto l’ho abbandonata per spostare tutto su digitale. So di alcuni che oggi usano una mostruosità chiamata Hipster PDA che in sostanza è un blocchetto di foglietti chiusi con una clip. Che dire, al di la dell’effetto scenico, non ne riconosco molti vantaggi. Negli ultimi anni ho comunque rivalutato il taccuono come strumento di appunti e sono arrivato ad una soluzione ibrida che per il momento soddisfa tutte le mie esigenze. Anche se buona parte del mio sistema si trova “nel cloud” al momento utilizzo una versione semplificata di un sistema totalmente cartaceo che si chiama Bullet Journal per gestire note al volo, brainstorming, piccoli grafici che uso per capire alcune attività più complesse del mio lavoro, appunti per le riunioni. In genere appunti che non ho necessità di rivedere nel breve termine, o che appoggio li sono transitoriamente prima di finire su Evernote. Inoltre non ha batteria, è velocissimo, e permette di sfruttare tutta la flessibilità di un metodo distribuito cross-medium.

Preso singolarmente, Bullet Journal è potenzialmente abbastanza robusto da poter sopperire completamente alle necessità organizzative di chi riesce a mantenere un livello di complessità medio-basso nelle proprie giornate. Credo che chi ha una vita molto movimentata e varia o produce montagne di appunti (magari un ricercatore, o un copywriter) potrebbe trovare questo sistema un troppo poco sofisticato, anche se sono sempre piu convinto che anche la persona più impegnata del mondo potrebbe trarre giovamento da una semplificazione complessiva della propria vita. In altre parole, se vi siete invischiati in talmente tante attività eterogenee da non riuscire ad utilizzare questo sistema, io una riflessione la farei.

Se non avete voglia di impegnarvi a imparare sistemi organizzativi molto complessi, Bullet Journal potrebbe essere un ottimo compromesso, anche come introduzione ad una vita meglio organizzata.

Per dirla in breve l’intero sistema Bullet Journal (“Registro a pallini” o “Registro puntato”) consiste in un solo taccuino ed è, ovviamente, gratis (a parte il costo del taccuino stesso, io uso una Moleskine large da 15 sacchi circa, sembra tanto, ma ne utilizzo una all’anno, è poco più di un euro al mese e la qualità è dell’altro mondo). Per essere precisi non è un vero e proprio un sistema organizzativo “one stop”, perchè ha bisogno di integrarsi con una rubrica ed eventualmente sistemi informatici di vario tipo, come l’interessante integrazione Moleskine-Evernote di cui parlerò piu avanti. Non vorrete mica tenerci dentro i ritagli di giornale e le foto stampate vero? O magari le stampe cartacee delle email, o di una pagina web (ah ah, io rido, ma sta roba si vede ancora in giro, sic).

La definizione precisa per il journal è “note taking and journaling system” un modo comodo e veloce e visivamente bene organizzato di gestire registri di attività. note (ovvero idee, osservazioni ecc. in genere “non azionabili”) ed eventi (calendario) tramite un sistema di tag (un po’ come gli hastag di twitter, ma rappresentati da icone disegnate a mano). Nella prima pagina del taccuino si trova un indice complessivo del contenuto dello stesso. Avendo numerato tutte le pagine si possono trovare rapidamente quelle dove si trovano le cosiddette “collezioni”, ovvero liste della spesa, note per una ricerca, note di una particolare riunione, bozze per un articolo, lo schema riassuntivo di un progetto di lavoro, schizzi eccetera.Oltre alle collezioni ci sono alcune pagine dedicate ai calendari e alle attività da svolgere genericamente nel mese e quelle giorno per giorno.

Il motivo principale per cui tengo la Moleskine è prendere appunti al volo. Non uso il sistema per segnare le attività giornaliere, e men che meno la lista masetra di tutte le attività da svolgere. Nonostante il tablet sia estremamente comodo nulla batte la rapidità della carta. Sulla carta riesco a scrivere, disegnare, prendere appunti a una velocità comunque superiore a quella che riesco ad avere sul tablet, men che meno su un portatile. Esistono soluzioni come questa Smartpen ma non ho mai avuto modo di provarle. In tutta sincerità, visto che ricopio ogni appunto nell’arco di 2-3 giorni massimo (spesso la sera stessa), non sento il bisogno di ricorrere a strumenti di questo tipo.

per capire meglio quello di cui sto parlando , questo è il video che illustra il semplice sistema.

Ci sono come potete immaginare a mio avviso diversi problemi ad usarlo come unico strumento per organizzare le proprie giornate.

  1. Non è ricercabile. Volendo la tecnica delle “collection” permette di mantenere tutti gli appunti inerenti un argomento assieme, ma personalmente preferisco ricopiare tutto su Evernote. Ogni giorno uso il sistema di ricerca interno di quel programma decine di volte. Oltretutto, ricopiare vuol dire anche consolidare.
  2. Non ha backup, a meno che non vogliate fotocopiare tutte le pagine man mano che le scrivete. E se fate la modifica di una pagina vecchia, dovete fare una nuova fotocopia e buttare la vecchia. Magari potete fare la foto col telefono, ma ‘nsomma, voglio dire. Meh. Rimango dell’idea di ricopiare, vedi sopra.
  3. Se non si ricorre alla follia di stampare email, foto, pagine web e memorandum, devi comunque appoggiare il sistema a uno informatico.
  4. Se le attività sono tante, è facile incartarsi. E’ un bene? E’ un male? Per il momento il sistema GTD che uso io mi permette di gestire montagne di attività sempre sotto controllo. Con questo sistema devi Tenere le Cose Semplici (Stupido) e cercare di concentrarsi sempre su quelle più rilevanti per il momento. Più che un difetto, è una feature, diciamo.

E’ anche da notare che sono necessarie alcune hack per renderlo completamente efficente:

  1. Il sistema è adatto alle attività contingenti e di breve termine, ma non ha nessuno strumento (almeno di base) per contenetre le attività che si svolgono “un giorno/forse”, progetti ipotetici ecc. Devi farli stare tutti dentro le pagine delle “collection”.
  2. Non c’è un vero e proprio “waiting for” (nella mia hack ho provato a usare un’inconcina con scritto WF dentro a un cerchio, ma non mi convince molto. Forse in realtà non è necessario, visto che il task rimane aperto fino a quando non lo spunti o non lo rimandi. Comunque è comodo vedere raggruppate tutte le attività per le quali attendi una risposta (ad esempio un libro prestato, una persona che ti deve richiamare, un acquisto online in consegna ecc.)

Nel complesso, il sistema è interessante e soprattutto molto aperto a modifiche e “hack”. Come dicevo anche prima, lo consiglio a coloro che per il momento si organizzano solo tramite planning agenda, email e reminder. Se volete una mano per il setup, sono qui.

June 6, 2014